<div dir="ltr">Acknowledging that this is an area where personal preference and existing culture play a very big role in what works for any given group/environment, I'll attempt an answer noting how this works for us. Warning: I'm prone to ranting...<div><br></div><div>We use the paid version (with .edu discount) and users must have a university email address to sign up or must get an explicit invite from us. We don't integrate any kind of auth between slack and our campus AD though. The separation gives us a communication channel that is semi-independent of local foobar'ing of networks and services. Our main open-to-all channels are #general (where all announcements, problems, questions, etc., originate or get reported), #python (questions/answers about python, which gets used fairly heavily) and #sysadmin (where config change commit logs go and sysadmin stuff gets discussed). We then have a number of channels for individuals, lab groups, specific projects, etc., where more private/focused discussions take place. Last we use free single channel guest invites to have vendor channels where we can invite a specific vendor during troubleshooting sessions. We are also seeing an increase in single-channel invite requests for people who are doing short term collaboration with others from outside the university. Announcements that affect everyone go to @everyone in #general and our MOTD directs people there to stay up to date allowing opt-in and easy individual control over how much info they get from us.</div><div><br></div><div><rant>I hate writing documentation. Absolutely hate it. We have the obligatory wiki page, but it is almost immediately out of date once written and updating it is boring and seems like a waste of time especially considering the tiny number of views it gets. But I love answering questions and solving puzzles (how do you do X in SLURM? how to script Y in python?...) By posting these answers to slack using snippets and pinned posts, we get cheap, permanent documentation that is time-stamped, searchable and syntax highlighted. And as a bonus the community becomes self supporting. At first I worried about organization, but the reality is that we are living in a search based world so it just seems to work (been to stackoverflow/stackexchange lately?). And as a sysadmin (over 25 years now, my how time flies) I have never seen or worked in an IT environment where change management and change control provided more benefit than the damage it causes to the culture, productivity and workflow of a group. In general ITIL, ISOxxxx, lean six sigma,etc., exist to provide pseudo-work to justify the employment of non-technical people who are otherwise useless, but that is another rant altogether... Adopting the habit of keeping ALL configs in a subversion repo (feel free to use git or whatever works) then having a commit-hook to post the commit logs to a public slack channel is a self enforcing way to keep all interested parties up to date on configuration changes which requires very little additional effort. It also creates a history, enables reverting easily and a host of other great side effects. That it doesn't require a project manager, long meetings, a strategic plan, etc., irritates those who need those things to justify their white-collar welfare check, err, I mean paycheck. But when you just need to communicate and stay as close to the bleeding edge as possible this approach distills out the basic necessities. Having full transparency on your commit logs, even though users can't access the actual repo unless explicitly added (which we are happy to do upon request on a case by case basis) keeps an open and trust based relationship between sysadmins and users. You cannot put a price on how that positively impacts the overall environment.</rant></div><div><br></div><div>I've tried blogs, wikis, mailing lists and periodic user meetings. You can meet the needs of some small portion of users with each of those but none works for everyone and all of those approaches require moderate to large investment in organizing and updating. Slack (or similar tools) allow everything to grow organically and dynamically respond to changes in environment, user requirements, or anything else that comes along. Since we manage nodes, storage and software in an equally organic and dynamic way, the entire approach allows us to do this in a self-documenting way with very little staff effort (1 admin and 1 app person for 20,000 cores, just under 2 PB storage. several dozen workstations and 200+ users with a large range of applications and services supported). </div><div><br></div><div>But, definitely imagine YMMV in a giant font here. The level of freedom, openness and transparency that makes this work for us isn't always an option and this has evolved and thrived here in no small part because the two of us are not subject to intrusions or meddling from a manager who needs to justify their existence (we are fortunate enough to have an awesome boss who lets us do our jobs). The culture also extends into other areas, for example, there is no account provisioning process or form, if you are in the university Active Directory, you can log in and use the resources in the default fairshare pool, no permission needed. Slack is just part of an overall cluster culture built around eliminating busywork, pseudo-work and process so we can focus on enabling computation and science. If you have an existing group of pseudo-workers involved, this approach won't get much traction. Unless perhaps you can re-title them all "community and social media managers". </div><div><br></div><div>jbh</div></div><br><div class="gmail_quote"><div dir="ltr">On Wed, Sep 28, 2016 at 8:10 PM Christopher Samuel <<a href="mailto:samuel@unimelb.edu.au">samuel@unimelb.edu.au</a>> wrote:<br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex">Hi John,<br>
<br>
On 28/09/16 09:55, John Hanks wrote:<br>
<br>
> We take the approach that our cluster is "community managed" and discuss<br>
> all aspects of managing it, software installs, problems, usage,<br>
> scheduling, etc., in a dedicated <a href="http://slack.com" rel="noreferrer" target="_blank">slack.com</a> <<a href="http://slack.com" rel="noreferrer" target="_blank">http://slack.com</a>> instance<br>
> for our center.<br>
<br>
A really interesting summary and I think that's a nice way of doing<br>
things - building a community around it is something we tried in the<br>
early days here with forums but we had little interest from users and<br>
the systems admins never had time to check them anyway.<br>
<br>
I'm curious whether it is an open channel or if you have some way for<br>
users to auth themselves to access it?<br>
<br>
Also do you use the free or paid version?  The uni uses the free version<br>
for its involvement in the national cloud programme and the message<br>
limit it has can be annoying.<br>
<br>
When I was my previous job I ran a blog for a while (called syslog,<br>
forgive me!) about updates and changes, but again ran into the problem<br>
of too much work and too little time to keep updated.<br>
<br>
All the best,<br>
Chris<br>
--<br>
 Christopher Samuel        Senior Systems Administrator<br>
 VLSCI - Victorian Life Sciences Computation Initiative<br>
 Email: <a href="mailto:samuel@unimelb.edu.au" target="_blank">samuel@unimelb.edu.au</a> Phone: +61 (0)3 903 55545<br>
 <a href="http://www.vlsci.org.au/" rel="noreferrer" target="_blank">http://www.vlsci.org.au/</a>      <a href="http://twitter.com/vlsci" rel="noreferrer" target="_blank">http://twitter.com/vlsci</a><br>
_______________________________________________<br>
Beowulf mailing list, <a href="mailto:Beowulf@beowulf.org" target="_blank">Beowulf@beowulf.org</a> sponsored by Penguin Computing<br>
To change your subscription (digest mode or unsubscribe) visit <a href="http://www.beowulf.org/mailman/listinfo/beowulf" rel="noreferrer" target="_blank">http://www.beowulf.org/mailman/listinfo/beowulf</a><br>
</blockquote></div><div dir="ltr">-- <br></div><div data-smartmail="gmail_signature"><div dir="ltr"><div>‘[A] talent for following the ways of yesterday, is not sufficient to improve the world of today.’</div><div> - King Wu-Ling, ruler of the Zhao state in northern China, 307 BC</div></div></div>